GDPR

Denna information beskriver hur Robert Dicksons stiftelse behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandling av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Din integritet är viktig för oss.

Informationen gäller dig som bor i någon av våra bostäder antingen som kontraktsinnehavare eller som medboenden.

GDPR (General Data Protection Regulation) är en EU-förordning som gäller i hela EU sedan den 25 maj 2018. GDPR ersatte då den svenska Personuppgiftslagen. Mycket är sig likt, men kraven på hur vi får behandla dina personuppgifter som din hyresvärd har skärps.

Med anledning av GDPR anser vi att det är viktigt att du vet vilka rättigheter du har som vår hyresgäst och hur vi behandlar dina personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Robert Dicksons stiftelse, org nr 857200-3120, tillsammans med koncernföretag är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker på lagligt sätt. Det innebär bland annat att Robert Dicksons stiftelse skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig.

Kontakta oss

Har du frågor är du välkommen att höra av dig till oss på telefon 031-381 64 00.

Skulle du anse att vår behandling av dina personuppgifter sker i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du även rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen, datainspektionen.se.

Vilka uppgifter samlas in och behandlas?

Robert Dicksons stiftelse hanterar personuppgifter i följande fall:

• När du registrerar dig i vårt kösystem
• Ansöker om ett lägenhetsbyte
• När du blir erbjuden att teckna kontrakt på lägenhet eller lokal
• Under hyrestiden
• Vid hyrestidens slut

Vi behandlar även personuppgifter när du kontaktar oss via mejl eller loggar in och använder vår tjänst ”Mina sidor”, när du gör en felanmälan eller deltar vid hyresgästmöten och evenemang som vi anordnar.

Utöver de personuppgifter som du själv lämnar till oss kan vi komma att samla in personuppgifter om dig från andra parter. Personuppgifterna kan komma att hämtas in från referenser och tidigare hyresvärdar, kommuner och myndigheter, kreditupplysningsbolag och i vissa fall från andra hyresvärdar om Robert Dicksons stiftelse köper en fastighet där du varit hyresgäst.

Vi kan också behöva inhämta dina personuppgifter genom offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra interna rutiner för behandling av sådana personuppgifter.

Specifika exempel på personuppgifter som vi kan komma att behandla är följande:

• namn och kontaktuppgifter (telefonnummer mejladress och adress)
• personnummer, samordningsnummer eller motsvarande identifieringskod
• identifikationsnummer så som kontraktsnummer, internt eller officiellt lägenhetsnummer
• förekomst av säkerhet, t ex borgensman
• kontaktuppgifter till personer du meddelat oss (t ex nära anhörig, god man eller förvaltare)
• betalningsförsummelser och uppgifter om betalningar
• autogiro och betalningsreferenser (exempelvis OCR-nummer)
• uppgifter vi tar emot i samband med störning- eller orosanmälan
• uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser
• bilder inom ramen för kamerabevakning
• boknings- och passageloggar i gemensamma utrymmen, kopplat till din elektroniska nyckel
• hälsouppgifter i samband med evakuering, bostadsanpassning och utredning av lägenhet som kräver information om hälsouppgifter
• uppgifter om anställning och ekonomiska förhållande vid begäran om byte av bostad och språkpreferenser som inte innebär uppgift om etnicitet.

Samtycke

Om behandling av dina personuppgifter skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat.

Varför behandlar Robert Dicksons stiftelse dina personuppgifter?

Som hyresgäst kan dina personuppgifter komma att behandlas för att vi ska kunna utföra våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi dina personuppgifter för att t ex kunna fullgöra ditt hyresgästavtal, underlätta vårt hyresförhållande, göra nödvändiga anpassningar i lägenheter, skicka ut hyresavier och administrera din hyresbetalning. Vi behandlar även dina personuppgifter för att kommunicera med dig i olika typer av ärenden, såsom vid kontakt i samband med löpande underhåll och förvaltning av fastigheten eller när vi utför jourtjänster.

När vi lämnar information om Robert Dicksons stiftelse och våra tjänster, exempelvis genom utskick av nyhetsbrev och marknadsföring samt för att kunna utföra nöjdkundundersökningar, gör vi det med stöd av en intresseavvägning. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla och förbättra vår tjänster samt behålla god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter behandlas också för att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Dina personuppgifter behandlas även för att kunna erbjuda dig god service t ex genom användning av Mina sidor. Slutligen kan Robert Dicksons stiftelse behöva behandla dina personuppgifter för att leva upp till krav enligt lag, förordning eller myndighetsföreskrift eller för att tillvarata ett rättsligt anspråk, exempelvis vid sena eller uteblivna hyresbetalningar, vid skador i lägenheten eller om det förekommer störningar i boendet så att vi kan säkerställa säkerheten för våra hyresgäster.

Hur länge sparas dina uppgifter?

Vi behandlar information om dig som hyresgäst för att kunna ge den bästa servicen och vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för. Uppgifterna kan också sparas under den tid som krävs enligt gällande lagstiftning. Vi har löpande rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt. Statistik kring ditt hyresförhållande kan komma att sparas tillsammans med ditt hyresavtal hos Landsarkivet.

Hyreskontrakt

• Namn
• Personnummer
• Adress
• Lägenhetens storlek
• Hyra och hyrestid

Lägenhetsansökan

• Namn och eventuell medsökande
• Kontaktuppgifter
• Civilstånd
• Yrke och arbetsgivare
• Hushållets totala inkomst
• Antal i hushållet

Som laglig grund för detta åberopas allmänt intresse och syftet för denna insamling är forskning.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vi är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för hyresförhållandet.

Dina personuppgifter används av Robert Dicksons stiftelse och dess personuppgiftsbiträden. Vi lämnar enbart ut personuppgifter till annan part i de fall det är nödvändigt för att uppfylla vårt åtagande som hyresvärd. Det innebär att personuppgifter kan behöva lämnas till försäkringsbolag, bostadsförmedling, jourfirma och entreprenörer samt samarbetspartner som utför reparation, underhåll och service i din fastighet samt inkasso- och kreditupplysningsbolag.

Uppgifter kan komma att lämnas ut till myndigheter i de fall detta krävs enligt lag eller myndighetsbeslut.

Vid eventuell försäljning av fastigheten kan uppgifterna komma att lämnas till köpare av fastigheten. Vi överför som regel inga personuppgifter till land utanför EU/EES och i de fall sådant sker, sker detta enligt särskilt högt ställda krav och avtal.

Dina rättigheter

Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till viss personuppgiftsbehandling. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter som behandlades enbart med stöd av samtycket.

Vi vill alltid vara transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter. Om du vill få insyn i vilka personuppgifter som vi behandlar om dig har du rätt att (kostnadsfritt en gång om året) få information och en kopia på vilka personuppgifter vi har om dig och hur vi behandlar dessa uppgifter. Din begäran behöver vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och innehålla uppgift om namn och personnummer. Vi behöver detta för att kunna säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade och kompletterade. Du har även i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade, till exempel om de inte längre är nödvändiga för det ändamål för vilket de samlades in. Du kan begära radering av dina uppgifter i den utsträckning som överensstämmer med gällande lagstiftning.

Du har rätt att invända mot behandling av dina uppgifter för bland annat direktmarknadsföring och i de fall vi behandlar uppgifterna efter en intresseavvägning.

Du har även rätt att få uppgifterna överförda till en annan personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt.

Vårt dataskyddsombud nås på följande adress: dso@securitysolution.se.

Registerutdrag

Genom att beställa ett registerutdrag hämtas alla uppgifter om dig som sökande från systemet och sammanställs i en PDF-fil.
Du skickar din begäran om registerutdrag till info@robertdicksons.se